Отправляйте КП в согласованный канал вместе с коротким пояснением: какой запрос учтён, что находится в документе и какое действие нужно от покупателя. Проверьте файл, адресата и версию. Дату следующего разговора согласуйте по ситуации клиента, без придуманной срочности и обещания гарантированного ответа.
Что проверить до отправки
Готовый текст может содержать старую цену, чужое имя или условие из другого заказа. Перед отправкой сверяйте адресата, состав, итог, сроки, приложения и контакты. Откройте экспортированный файл, а не только исходный документ.
Проверьте, читается ли он на телефоне, не обрезаны ли таблицы и работают ли нужные ссылки. Если есть конфиденциальные сведения, передавайте их только согласованному получателю подходящим способом.
Контроль отправляемой версии
| Проверка | Что сделать | Что сохранить |
|---|---|---|
| Адресат | Сверить имя, компанию и согласованный канал | Контакт по конкретному запросу |
| Содержание | Сопоставить с подтверждённой задачей | Версию предложения |
| Расчёт | Проверить итог и обязательные расходы | Подтверждённые условия |
| Файл | Открыть PDF и проверить страницы | Точный отправленный файл |
| Пояснение | Назвать запрос и следующий шаг | Текст сообщения |
| Договорённость | Согласовать удобный момент обсуждения | Что и когда нужно уточнить |
Что написать в сопроводительном сообщении
Обратитесь к человеку и напомните конкретную задачу. Скажите, что учли и где найти важное. Закончите понятным действием, которое соответствует этапу решения.
Не пересказывайте весь документ. Если покупателю нужно согласование коллег, уточните, достаточно ли сведений для этого. Не называйте молчание согласием или отказом.
Учебное сообщение к предложению мебели
Вымышленная переписка, ничего не отправлено. «Ольга, добрый день. Прикладываем предложение на десять собранных стульев для кафе. Учли согласованную модель и доставку до входа; подъём не включён. В документе состав, общий итог и порядок передачи. Посмотрите, подходят ли модель и адрес. Когда вам удобно обсудить оставшиеся вопросы?»
Если срок обсуждения уже согласован, напомните его. Если нет — предложите договориться. Не придумывайте дефицит и последний день скидки ради реакции.
Как сохранить историю и не перепутать файлы
Дайте файлу понятное имя с предметом и датой или номером версии. Сохраните отправленный экземпляр отдельно от редактируемого оригинала. Изменение исходника не должно незаметно менять прежнее предложение.
Если условия меняются, подготовьте новую версию и коротко назовите изменения. Старую версию не выдавайте за действующую. Обсуждение КП, заключение договора, счёт и оплата — разные события.
Как договориться о следующем шаге
Уточните, что покупателю нужно сделать для решения: проверить состав, обсудить с коллегой, показать исходники или выбрать вариант. Предложите следующий контакт вокруг этого действия.
Срок не назначают одинаково всем. Он зависит от ситуации человека и реальных ограничений исполнения. Если ответа нет, сначала проверьте доставку в согласованном канале; отсутствие технической ошибки ещё не означает прочтение.
Что сделать со своим последним КП
Откройте один отправленный документ и сопровождающее сообщение. Можно ли понять, какую задачу вы учли и что нужно сделать дальше? Если осталась только фраза «будем рады сотрудничеству», сформулируйте конкретное действие для этого покупателя.
Сохраните точную версию и согласованную договорённость. Автоматизация полезна после понятного процесса; эта статья не означает, что у вас уже подключена CRM или доставка писем.
Частые вопросы
PDF или ссылка?
Выберите удобный согласованный способ. Проверьте доступность получателю и сохраняйте отправленную версию; меняющаяся ссылка может затруднить восстановление условий.
Через сколько дней напоминать?
Универсального срока нет. Лучше согласовать момент обсуждения по задаче покупателя заранее.
Означает ли просьба выставить счёт подтверждённую оплату?
Нет. Сохраняйте отдельно обсуждение, оформление заказа и фактическое поступление оплаты.
Чтобы продолжить, посмотрите вопросы перед КП и различия состава предложения. В гайде о КП открыты содержание и примеры. Продажи и выдача пока выключены.